Znaczenie „czasu realizacji” może się różnić w zależności od sektora, obowiązku i okoliczności. Przyjrzyjmy się „czasowi realizacji” ogólnie i przeanalizujmy liczne metody, dzięki którym Ty i Twoja organizacja możecie osiągnąć szybkie czasy realizacji dla swoich klientów i różnych innych prac.
Ogólne znaczenie „czasu realizacji” to czas trwania procesu od jego rozpoczęcia do zakończenia.
Innymi słowy, kiedy rozpoczynasz procedurę, taką jak konkretne zadanie do dostarczenia, np. dostarczenie przedmiotu, ile czasu zajmuje ukończenie tej procedury? Od początku do końca ten czas to „czas realizacji”. Szybki lub krótki czas realizacji jest o wiele bardziej pożądany dla wielu firm niż dłuższy.
W różnych sektorach i zespołach istnieją specjalne procesy, które są oceniane pod kątem ich produktywności i wydajności. W niezliczonych okolicznościach okres realizacji ma bezpośredni wpływ na wynik końcowy i może stanowić znaczne zagrożenie. Minimalizując czas obsługi, firmy mogą obniżyć koszty pracy, aby wymienić kilka zalet.
Osiągnięcie szybkich czasów realizacji bez rezygnowania z wysokiej jakości jest pożądanym celem wartym realizacji. Niektóre procedury krytyczne dla biznesu, które koncentrują się na szybkim obrocie, obejmują:
Niezawodna opieka medyczna opieka indywidualna
Rozwój zupełnie nowych produktów
Autoryzacja pożyczek klienckich
Zezwolenie na wnioski o finansowanie kapitałowe
Efektywne procesy laboratoryjne
W każdym scenariuszu różnica między odroczonym a szybkim rozwiązaniem jest istotna i może powodować niekorzystne skutki i utracone możliwości. Niedotrzymanie szybkiego czasu działania może skutkować stratami finansowymi dla Twojej usługi.
Proces jest nieudokumentowany i niejasny. Procesy są obsługiwane ręcznie i wymagają dużej ilości ludzkiej obsługi. Przekazywanie zadań jest niejasne lub niewłaściwie obsługiwane. Brakuje komunikacji w trakcie procedury. Rozwiązania są rozdzielone i minęły już swój szczyt.
Efektywność nigdy nie jest dokładnie określona ani błędnie zmierzona, co ukrywa problemy.
Prace nad modernizacją procesu mogą ujawnić te problemy i zapoczątkować działania mające na celu skrócenie czasu trwania procedur, skrócenie czasu realizacji oraz zwiększenie dokładności, wydajności, efektywności oraz zadowolenia klientów/pracowników.
Gdy wąskie gardła lub błędy zostaną określone, wśród punktów wyjścia, które należy rozważyć, pozostają ręczne części Twoich operacji. Może to oznaczać papierowe formularze lub zapisy, e-maile wysyłane w celu zatwierdzenia, udostępniane dane, arkusze kalkulacyjne wykorzystywane do śledzenia itd. Wszystkie te elementy są oznakami praktycznego przetwarzania danych i podejmowania decyzji.
Uproszczenie procedur można szybko osiągnąć, przenosząc zadania wykonywane ręcznie do automatycznego systemu procesowego. Każdy rodzaj zadania, który jest zgodny z ustalonym wzorcem lub może być kontrolowany przez zdefiniowane rozumowanie firmy, jest idealnym kandydatem do automatyzacji.
Automatyzacja skraca czas realizacji dzięki automatyzacji, aby zminimalizować czas realizacji. Pomyśl o wielu punktach, które mogą opóźnić ludzkiego pracownika w ramach projektu. Mogą pojawić się inne, pilniejsze zadania. Młodzież może zachorować i trzeba się nią zająć. Zaplanowane wyjazdy mogą zakłócić rutynę. Kluczowy pracownik w innej strefie czasowej mógł wyjść wcześnie rano, wybory definicyjne nie zostaną podjęte aż do następnego ranka.
Te codziennie, powodując opóźnienia, które narastają lawinowo i wpływają na całkowitą produktywność. Kiedy Alan zakończył połączenie z Betty, która nie była w stanie przekazać Charlotte kluczowych szczegółów na czas. Charlotte zaplanowała cały dzień na pracę nad zadaniem, jednak z powodu opóźnionego przekazania nie otrzymała wymaganych zadań do następnego dnia, kiedy była zajęta konferencjami, a następnie opóźniła komunikację z Davidem.
Reorganizacja zadań w zespole.
Wszystkie te funkcje, zintegrowane z logiką firmy, odpowiadającą za odpowiednie kierowanie zadaniami i zapotrzebowaniem, zapewniają znacząco zwiększoną wydajność i szybkość.
Opracowanie zautomatyzowanej procedury można wykonać metodą „przeciągnij i upuść”. Kształt oznacza każde zadanie i może być połączony z różnymi innymi zadaniami w odpowiedniej serii (lub odgałęziony do dodatkowej części procedury), aby symulować rzeczywiste operacje. Prosty akt natychmiastowego przedstawienia całej procedury sprawia, że jest ona wyraźnie omawiana i krytykowana przez wszystkich interesariuszy.
Gdy interesariusze się zgodzą, właściwą procedurę można przetestować w czasie rzeczywistym. Gdy tylko testy zakończą się sukcesem, a iteracje się zakończą, procedurę można udostępnić grupom do wykorzystania w terenie.
System dba o zarządzanie procesem, przydzielając zadania odpowiednim osobom i wysyłając alerty, przypomnienia i eskalacje w razie potrzeby, zmieniając zapotrzebowanie na papier, rozmowy telefoniczne, e-maile, arkusze kalkulacyjne i konferencje. Upewnia się, że zadania przebiegają płynnie, uruchamiając kolejne zadanie po zakończeniu poprzedniego, co prowadzi do zakończenia całej procedury.